Перейти к содержанию

УПД, акт и счёт: какой документ когда нужен

Счёт — просьба заплатить. Акт или накладная подтверждают, что работа сдана или товар передан. УПД — универсальный передаточный документ: он заменяет накладную или акт, а со статусом 1 — ещё и счёт-фактуру.

Счёт-фактуру составляет только плательщик НДС. Упрощенец с доходом за прошлый год до 20 млн ₽ НДС не платит, счетов-фактур не составляет и выдаёт УПД со статусом 2 — как обычный передаточный документ.

Обновлено: 18.10.2026. Нормы — закон о бухгалтерском учёте (402-ФЗ), Налоговый кодекс, Гражданский кодекс и письмо ФНС о форме УПД.

Документы рядом

Счёт на оплату — ничего, кроме просьбы заплатить продавец, по желанию
Акт — приёмку работы или услуги исполнитель, подписывают обе стороны
Накладная — передачу товара продавец, подписывают обе стороны
УПД, статус 2 — передачу товара или сдачу работы любой продавец вместо акта или накладной
УПД, статус 1 — то же плюс счёт-фактуру плательщик НДС
Счёт-фактура — основание для вычета НДС у покупателя только плательщик НДС, не позже 5 дней

Форма УПД рекомендованная, а не обязательная: можно составлять и акт с накладной, и УПД — важно, чтобы в документе были обязательные реквизиты.

Каналы «Лавки дела»: изменения правил и цифр — первыми

Что обязательно в акте, накладной и УПД

  1. Название документа и дата. Например, «Акт оказанных услуг № 12 от 18.10.2026».

  2. Кто составил. Название компании или ФИО предпринимателя.

  3. Что произошло. Какой товар передан или какая работа сдана.

  4. Сколько. Количество и сумма в рублях — с единицами измерения.

  5. Кто отвечает и подписи. Должности и подписи с расшифровкой ФИО — ваша и покупателя.

Составлять документ нужно в момент сделки, а если не получается — сразу после неё. Форму каждая компания выбирает сама: это следует из закона о бухгалтерском учёте, ст. 9.

Что может пойти не так

  • Счёт вместо акта. Счёт не подтверждает, что работа сдана: для учёта расходов и спора с заказчиком нужен акт или УПД.

  • Статус 1 без НДС. Упрощенец без НДС ставит в УПД статус 2; со статусом 1 документ становится счётом-фактурой, и выделенный в нём НДС придётся заплатить.

  • Нет подписи покупателя. Акт и УПД подписывают обе стороны: без подписи заказчика сдачу работы труднее доказать.

  • Документы выброшены раньше срока. Первичку хранят не меньше пяти лет — налоговая может её запросить.

Частые вопросы

УПД это что за документ?

Универсальный передаточный документ: заменяет акт или накладную, а со статусом 1 — ещё и счёт-фактуру.

Чем отличается статус 1 от статуса 2 в УПД?

Статус 1 — передаточный документ и счёт-фактура для плательщиков НДС, статус 2 — только передаточный документ.

Нужен ли акт, если есть УПД?

Нет, УПД со статусом 2 заменяет акт или накладную.

Обязательно ли выставлять счёт на оплату?

Закон этого не требует — счёт удобен покупателю, но сделку подтверждают акт, накладная или УПД.

Сколько хранить первичные документы?

Не меньше пяти лет — так требуют закон о бухучёте и Налоговый кодекс.

Следующий шаг

  1. Платите ли вы НДС → НДС на УСН: порог 20 млн ₽ и выбор ставки.
  2. Считаете налог с суммы → калькулятор НДС.
  3. Выбираете режим → налоги ИП в 2026.
Страница помогла разобраться?

Куда дальше

Выберите тип продолжения

Материал заканчивается не списком похожего, а тремя разными намерениями.

Продолжить решение НДС на УСН Следующий разбор → Проверить доверие Кто отвечает за материалы Авторы и проверка → Осмотреть тему Все материалы раздела 20 материалов →

Вопросы автору

Без регистрации и без контакта — мы не спрашиваем о вас ничего. Поэтому и написать вам лично не сможем: ответ появится здесь, на странице. Не указывайте в вопросе своё имя, адрес или телефон — вопрос публичный.

Публикуем не все вопросы и не дословно: редакция убирает лишнее и задаёт вопрос автору. Ответ выходит парой — вопрос и ответ вместе.

Источники и методология

6 записей: откуда каждое число и когда его проверяли Показать

Источники и методология

  • Первичка: закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 9 (реквизиты, срок, свободная форма, электронный документ), ст. 29 (хранение не меньше 5 лет), ст. 6 (ИП может не вести бухучёт при налоговом учёте) — consultant.ru, сверено 18.10.2026. Пересмотр — 22.03.2027.

  • УПД: письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ — форма рекомендованная, статусы 1 и 2. Последняя правка формы счёта-фактуры — постановление Правительства от 23.01.2026 № 26 (строка 5б), действует с 01.04.2026 — по пересказу ppt.ru.

  • Счёт-фактура: НК РФ, ст. 168, п. 3 (5 календарных дней) и п. 5 (освобождённые упрощенцы не составляют), ст. 169, п. 3 и 6 (обязанность и УКЭП в электронном виде), ст. 145, п. 1 (порог 20 млн ₽ за 2025–2028 годы), ст. 173, п. 5 (освобождённый, выставивший счёт-фактуру с НДС, платит его в бюджет) — consultant.ru.

  • Акт: ГК РФ, ст. 720 и 753 (приёмка работ), ст. 783 (услуги). Хранение: НК РФ, ст. 23, п. 1, пп. 8.

  • Наше прочтение: что счёт на оплату — не первичный документ, следует из 402-ФЗ, ст. 9, ч. 1: он фиксирует просьбу заплатить, а не факт хозяйственной жизни; прямого разъяснения Минфина или ФНС мы не нашли.

  • Ограничение: корректировочные документы, электронный документооборот с операторами и прослеживаемые товары — вне этой страницы.